Займ перечисленный на корпоративную карточку беларусь. Корпоративные карты: в командировку без командировочных. Как следует регламентировать операции с картой

Е.Т. ЛОБАЗОВА, экономист

В соответствии со ст. 281 Банковского кодекса Республики Беларусь под банковскими пластиковыми карточками понимаются карточки национальной (международной) системы расчетов, использующей карточки в качестве платежного средства при проведении безналичных платежей за товары и услуги, получения наличных денег и осуществления иных операций, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Банковские пластиковые карточки международных платежных систем, такие как Visa, Cirrus/Maestro, MasterCard и другие, выпускаемые банками Республики Беларусь, являются средством безналичных расчетов как на территории республики, так и за ее пределами.

Основным документом, регулирующим порядок выпуска в обращение и распространения банками и небанковскими кредитно-финансовыми организациями Республики Беларусь банковских пластиковых карточек, их использования юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, а также осуществления расчетов по операциям, совершаемым при использовании банковских пластиковых карточек, является Инструкция о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30 апреля 2004 г. № 74 (в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 26 января 2005 г. № 9).

Для осуществления расчетов и отражения операций, осуществляемых с использованием банковских пластиковых карточек, необходимо заключить договор банковского карт-счета между владельцем (держателем) банковской пластиковой карточки и банком-эмитентом.

Все условия пользования карточкой оговариваются в договоре между банком и владельцем карточки.

В зависимости от механизма расчетов по операциям, совершаемым с использованием карточки, последние подразделяют на дебетовые (карточка, операции с использованием которой производятся в пределах остатка средств на карт-счете клиента) и кредитные (карточка, операции с использованием которой производятся в пределах суммы кредита, установленного договором карт-счета). В отдельных случаях при использовании дебетовой карточки возможен овердрафт (перерасход имеющихся на карт-счете средств в пределах установленного банком лимита).

Банковские пластиковые карточки (дебетовые или кредитные) в зависимости от владельца подразделяют на корпоративные (владелец - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) и личные (владелец - физическое лицо).

Операции с карточками осуществляются с учетом требований национального и валютного законодательства Республики Беларусь.

Оформление операций с использованием банковских пластиковых карточек как через банкоматы, так и через терминалы предприятий торговли и сервиса (ПТС) осуществляется с использованием карт-чеков (в международной терминологии - слипов), которые являются документами, служащими подтверждением совершения операции при использовании карточки, и являются основанием для оформления платежных инструкций для осуществления безналичных расчетов. Карт-чек, по сути, представляет собой первичный учетный документ и является доказательством заключения договора купли-продажи, однако не всегда укладывающийся в обязательные требования, предъявляемые к нему ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Личные карточки

Выплату работникам заработной платы и иных аналогичных платежей (компенсации за отпуск, материальной помощи, пособий и др.) юридическое лицо может осуществлять на счета личных карточек работников.

Работник как физическое лицо должен заключить с банком договор карт-счета, после чего подать заявление в бухгалтерию своего предприятия с просьбой о перечислении заработной платы и вышеназванных платежей на личный карт-счет. В свою очередь предприятие должно заключить договор с банком на операционное обслуживание по пластиковым карточкам. При расчетах личной карточкой владелец и держатель выступают в одном лице.

При заключении организации договора с банком на обслуживание по личным пластиковым карточкам работников, как правило, предусмотрена выдача этих карточек один раз. При утере работником или выдаче карточки повторно работник сам возмещает ее стоимость или она приобретается организацией за счет собственных средств. В случае возмещения предприятием стоимости личной карточки сотрудника необходимо помнить, что при определении налоговой базы для исчисления подоходного налога согласно ст. 3 Закона Республики Беларусь от 21 декабря 1991 г. № 1327-XII «О подоходном налоге с физических лиц» (в редакции Закона от 9 декабря 2005 г. № 78-З) учитываются доходы, получаемые как в денежной, так и в натуральной форме. В соответствии со ст. 6 подп. 3.1 данного Закона к доходам, получаемым в натуральной форме относятся суммы средств, израсходованных юридическими лицами и предпринимателями в интересах физических лиц за работы, товары, услуги. Таким образом, стоимость пластиковой карточки, приобретаемой организацией, в данном случае признается доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом. Налог с этих доходов исчисляется и удерживается юридическими лицами и предпринимателями, являющимися налоговыми агентами, по ставкам, предусмотренным ст. 18 вышеназванного Закона, по совокупности с другими полученными от данных налоговых агентов доходами.

Денежные средства для выплаты заработной платы с помощью карточек перечисляются предприятием различными платежными поручениями в зависимости от видов выплат с приложением списка работников, для которых они предназначены. В данном приложении должны быть указаны следующие данные:

• фамилия, имя, отчество работника;
• номер личного карт-счета работника (вносится на основании предоставляемой в бухгалтерию ксерокопии договора карт-счета данного физического лица);
• сумма для зачисления на карт-счет.

По мнению автора, при расчете по заработной плате и иным аналогичным платежам посредством пластиковых карточек к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» целесообразно открыть субсчет, например, 76-7 «Расчеты с банком по перечислениям на личные карт-счета сотрудников» .

Следует отметить, что перечисление платежей в бюджет по начисленным с заработной платы подоходному налогу, отчислениям в Фонд социальной защиты населения и суммам страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний должно быть произведено предприятием не позднее дня зачисления на карт-счета сотрудников заработной платы.

В бухгалтерском учете для отражения данных операций составляются следующие записи (данные условные) (см. табл. 1) .

Таблица 1

В соответствии с подп. 2.10.4 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных Министерством экономики Республики Беларусь 26 января 1998 г. № 19-12/397, Министерством финансов Республики Беларусь 30 января 1998 г. № 3, Министерством статистики и анализа Республики Беларусь 30 января 1998 г. № 01-21/8 и Министерством труда Республики Беларусь 30 января 1998 г. № 03-02-07/300 (с изменениями и дополнениями), в себестоимость продукции (работ, услуг) включается оплата услуг банков, связанных с обслуживанием организации. Таким образом, вознаграждение банку за перечисление заработной платы на карт-счета работников организации относится к затратам по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг) и учитывается при определении налогооблагаемой прибыли.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Заработная плата» № 11 (11), ноябрь 2006 г. Воспроизведение возможно только с

Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм. Рассмотрим его подробнее.

Как учитывать деньги на корпоративной карте

Специальный карточный счет (СКС) — самостоятельный счет компании в отдельный от ее счета. Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка «Специальный счет корпоративной карты». Но на этом детализация объекта учета не останавливается.

Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.

Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.

Рабочий план счетов является элементом учетной (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55. Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики.

При переводе с расчетного счета на специальный счет корпоративной карты нужно сделать такую проводку:

— перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.

Основанием для этой записи является и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание — это выдача подотчетных сумм держателю корпоративной карты. Проводка такая:

— списаны денежные средства со специального карточного счета под отчет.

Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов:
ДЕБЕТ 10, 20, 26, 44, 60 КРЕДИТ 71
—списаны на расходы на хознужды (командировку работника).

Пример
ООО «Лунный камень» направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая. Работнику выдана корпоративная карта. 12 мая платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.

В период командировки сотрудник:
— 13 мая оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.;
— 14 мая заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.;
— 14 мая снял наличными 1400 руб. (причитающиеся ему суточные).

В бухгалтерском учете компании эти проводки по корпоративной карте будут отражены следующим образом.

12 мая:
ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51
— 50 000 руб. — отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет;
13 мая:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 15 000 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;
14 мая
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 5600 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
—1400 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).

После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) — списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).

После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать не использованной работником сумме — 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
— своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.

Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
— отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.

После того как деньги будут внесены им наличными в кассу бухгалтер сделает проводку:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
— возмещена недостача наличными в кассу.

Когда используют счет 57 «Переводы в пути»

Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника. Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.

В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— выданы деньги под отчет;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.

После получения выписки:

— отражено списание денежных средств со счета;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 57
— отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71
— списаны расходы подотчетного лица.

Пример
12 мая бухгалтерия ЗАО «Сладости Востока» перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб. 13 мая В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС — 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные — 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.

14 мая В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:
— счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;
— квитанция банкомата о снятии наличных;
— квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.

В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
— 72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) — принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 12 966,10 руб. — отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— 1000 руб. — внесены подотчетным лицом наличные на карту. В результате этих записей сформировалось сальдо по счету 71 в сумме 85 000 руб.;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 12 966,10 руб. — поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.

До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 85 000 руб. — отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.

Записи после получения банковской выписки:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 85 000 руб. — списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55
— 1000 руб. — сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — внесены наличные денежные средства на карту.

После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать неиспользованной работником сумме — 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).

НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты

Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика). Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010). Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.

Обратите внимание: многократное повторение операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без траты денег на цели, согласованные с работодателем, может свидетельствовать об использовании работником подотчетных сумм в личных целях. В Положении об использовании корпоративных карт можно записать, что такие операции будут приравниваться к займу с соответствующим оформлением документов и уплатой процентов. В этом случае операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

И.Сукочева ,
эксперт по бухучету и налогообложению

Банковская платежная карточка - это платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету, счетам по учету банковских вкладов (депозитов), кредитов физического или юридического лица для получения наличных денежных средств и осуществления расчетов в безналичной форме, а также обеспечивающих проведение иных операций в соответствии с законодательством РБ (ст. 273 Банковского кодекса РБ ; далее - БК). Платежные карточки могут быть личными и корпоративными. В свою очередь, корпоративные карточки, как и личные, бывают дебетовыми и кредитными. Дебетовая карточка предполагает ее использование в пределах остатка денежных средств на счете клиента или лимита овердрафта. Кредитная карточка используется при заключении кредитного договора, и операции по ней проводятся в пределах суммы кредита, предоставляемого банком.

Кто получает корпоративную карточку в банке

На основании поданного в банк заявления на открытие расчетного (текущего) счета с использованием платежной карточки и других документов организации открывается счет для учета операций по корпоративным карточкам. Напомним, что корпоративная карточка выдается:

К текущему (расчетному) счету организации;

К счету по учету вкладов (депозитов) организации;

К счету по учету кредитов.

Корпоративные дебетовые и кредитные карточки банк-эмитент выдает руководителю юридического лица (ИП *) или уполномоченным работникам данного юридического лица (ИП).

________________________

* Индивидуальный предприниматель.

Право на получение и использование (на получение и передачу держателям карточек) корпоративных дебетовых и кредитных карточек предоставляется работнику юридического лица (ИП) на основании доверенности юридического лица (ИП) (пп. 18 и 20 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками , утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 18.01.2013 № 34 ; далее - Инструкция № 34).

Справочно: держатель карточки - физическое лицо, использующее карточку на основании заключенного договора об использовании карточки (кредитного договора) или в силу полномочий, предоставленных клиентом (п. 2 Инструкции № 34).

Важно! Ответственность за получение, распределение, учет и использование корпоративных дебетовых и кредитных карточек возлагается на руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя (пп. 19 и 20 Инструкции № 34).

На какие цели может использоваться корпоративная карточка

Порядок совершения операций при использовании карточек определен гл. 3 Инструкции № 34 . Держатели корпоративных дебетовых карточек могут использовать карточки для зачисления денежных средств на счет клиента, а также для получения со счета наличных денежных средств, проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки. Это правило применяется к счетам клиентов в белорусских рублях и иностранной валюте (пп. 23 и 25 Инструкции № 34).

Цели, на которые могут быть использованы корпоративные банковские платежные карточки , представлены в таблице.

Договором об использовании карточки (по согласованию с клиентом банка), кредитным договором могут быть предусмотрены ограничения (п. 13 Инструкции № 34) :

Перечня операций при использовании карточки;

Сумм и (или) количества операций при использовании карточки;

Стран и регионов использования карточки.

Как видим, цели, на которые можно использовать корпоративные дебетовые и кредитные карточки, ограничены. Держатели карточек должны быть проинформированы об этом.

Обеспечиваем сохранность и контроль за движением карточек

В целях обеспечения контроля за движением корпоративных карточек, их сохранностью целесообразно в учетной политике организации предусмотреть форму журнала регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек.

Пример 1. Порядок заполнения журнала по учету карточек

Организация получила корпоративную дебетовую карточку для доступа к текущему счету в белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками работников на территории Республики Беларусь. Корпоративная карточка выдана работнику.

При использовании карточки держатель данной карточки (работник организации) вправе совершить с ее применением действия, в результате которых осуществляются:

Безналичные расчеты;

Выдача наличных денежных средств держателю карточки;

Внесение наличных денежных средств держателем карточки.

Указанные операции отражаются по текущему счету, что подтверждается выпиской по счету. Держателю карточки предоставляются также информационные и иные услуги в зависимости от технологий, используемых участниками платежной системы (п. 2 Инструкции № 34). Таким образом, документом, подтверждающим проведение по счету клиента операций при использовании карточки, является выписка банка по счету клиента, порядок представления которой определяется в договоре об использовании карточки.

На списанные по карточке суммы в бухгалтерском учете будет составлена корреспонденция:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - К-т 51 "Расчетные счета".

Осуществление операций с использованием банковских платежных карточек в валюте

Операции при использовании банковских платежных карточек могут осуществляться в валюте, отличной от валюты счета или счета по учету кредитов, если договором об использовании карточки или кредитным договором предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по соответствующим счетам (п. 29 Инструкции № 34). При этом валютно-обменные операции при использовании карточки отражают по счету клиента по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой (п. 30 Инструкции № 34).

При использовании карточки в банкомате, платежно-справочном терминале самообслуживания, платежном терминале, принадлежащих банку-эмитенту, либо посредством иных технических устройств или услуг в порядке, установленном банком-эмитентом, валютно-обменные операции по счету клиента отражаются по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, действовавшему на дату и время проведения операции держателем карточки (п. 31 Инструкции № 34).

Подтверждением проведения операций, совершаемых с использованием карточки, и основанием для оформления платежных инструкций для осуществления безналичных расчетов служат карт-чеки и иные документы.

Работники, получившие денежные средства в подотчет с использованием корпоративных карточек, обязаны представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах

Держатели корпоративных карточек при осуществлении расчетов с их помощью должны соблюдать нормы следующих документов:

- п. 32 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107.

Если работником, в т.ч. и руководителем, получены наличные деньги с использованием корпоративной карточки под отчет на предстоящие расходы, то работник обязан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.

Пример 2. Правильные сроки представления отчета

Руководитель организации направлен в командировку с 4 по 15 августа 2014 г. в Брест. Денежные средства в подотчет на командировочные расходы получены с использованием корпоративной карточки. С карточки произведена оплата в безналичной форме (за гостиницу) и сняты наличные денежные средства. Дата оплаты (снятия) - 6 августа 2014 г.

Отчет об израсходованных суммах должен быть представлен в бухгалтерию не позднее 27 августа 2014 г. (15 рабочих дней начиная с 7 августа);

Как определить дату отражения выдачи аванса на командировку

Передача работнику корпоративной карточки еще не означает, что в бухгалтерском учете необходимо отразить выдачу аванса. В данном случае работник получает платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету организации, а не сами деньги. Поскольку до момента списания банком денежные средства числятся на счете организации, то выдача аванса будет отражаться на день списания этих средств. Основанием для отражения в учете выданного аванса будет выписка банка по счету, к которому открыта выданная работнику карточка.

Пример 3. Дата отражения аванса

Работник направлен в загранкомандировку, и ему выдана корпоративная карточка, на которую 4 августа 2014 г. зачислена иностранная валюта страны командирования (5 000 рос. руб.). Находясь в командировке, работник с помощью карточки осуществлял расчеты:

- 5 августа 2014 г. - оплачен счет гостиницы 1 500 рос. руб. (снятие денег со счета произведено 6 августа 2014 г.);

Курс российского рубля, установленный Нацбанком, составил (условно):

В бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи:

Д-т 52-2 - К-т 52-1 - 1 460 000 бел. руб. (5 000 рос. руб. × 292)

- перечислены денежные средства на счет, к которому открыта корпоративная карточка;

Д-т 71 - К-т 52-2 - 1 025 500 бел. руб. (3 500 рос. руб. × 293)

- отражено снятие денежных средств по корпоративной карточке;

Д-т 52-2 - К-т 91 - 3 500 бел. руб. (3 500 рос. руб. × (293 - 292))

- на сумму переоценки средств валютного счета.

Таким образом, выдача аванса на командировку отражается в учете на каждую дату списания денежных средств со счета, к которому открыта корпоративная карточка, выданная работнику. Окончательный расчет с работником производится в валюте, в которой получен аванс.

Корпоративная карта - бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом. В этой статье дадим ответы на частые вопросы, возникающие, когда начинают использовать корпоративные карты.

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

• только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
• кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
• дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?

Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

• Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
• Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

• Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).

Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс.

• Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
• Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

• размер ущерба может быть оценен;
• вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
• оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
• размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
• работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты .

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье « Мошенничество с использованием платежных банковских карт » .

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.